Conditions d’utilisation

1. Objet et acceptation

1.1 Les présentes conditions encadrent l'utilisation de CoFiles (le « service »), y compris le site, l'application et les pages publiques qu'il génère. Elles s'appliquent avec la politique de confidentialité et l'avenant propre à CoFiles (l'« avenant »), qui en font partie.

1.2 Vous acceptez ces conditions en cochant la case prévue à l'inscription, en créant un compte ou en utilisant le service. Si vous agissez pour un cabinet ou une organisation, vous confirmez avoir le pouvoir de l'engager. Si vous n'êtes pas d'accord, n'utilisez pas le service.

1.3 Nous gardons la preuve de votre acceptation (date, version du texte, langue).

2. Qui est « nous »

2.1 Le service est fourni par Exode Immigration Canada (« nous »).

2.2 Coordonnées : Terrebonne (Québec) J7M 2H8 · Courriel général : info@dossilia.com · Responsable de la protection des renseignements personnels : voir section 21. Soutien : support@dossilia.com.

3. Le service

3.1 CoFiles est un service en ligne qui permet notamment : collecte et classement de documents par dossier de client.

3.2 Les fonctions, les forfaits et les limites (quotas) applicables sont ceux affichés sur la page Tarifs et dans votre compte à la date de votre abonnement (voir l'annexe A et l'avenant). Nous pouvons améliorer, modifier ou retirer une fonction. En cas de retrait important d'une fonction payée, nous vous avisons à l'avance, dans la mesure du possible.

3.3 CoFiles est un outil technique. Il ne fournit aucun avis juridique, comptable, fiscal ou d'immigration, et ne remplace pas votre jugement professionnel.

4. Votre compte

4.1 Vous devez avoir 18 ans ou plus, ou agir pour une organisation.

4.2 Les renseignements fournis à l'inscription doivent être exacts et tenus à jour.

4.3 Vous êtes responsable de la confidentialité de vos identifiants et de ce qui se fait avec votre compte, y compris par les membres de votre équipe à qui vous donnez accès. Prévenez-nous sans délai si vous soupçonnez un accès non autorisé.

4.4 Si vous vous connectez avec Google ou Facebook, ces fournisseurs appliquent leurs propres conditions. Vous pouvez dissocier ce mode de connexion dans vos paramètres.

5. Rôles et traitement des données

5.1 Les renseignements de vos clients : vous en êtes le responsable. Pour les renseignements personnels que vous (ou vos clients, à votre demande) saisissez, téléversez ou collectez par le service (noms, coordonnées, réponses, documents, messages, enregistrements, etc.), c'est vous, le professionnel, qui décidez des fins et des moyens. Le titulaire du compte est donc responsable des documents qu'il dépose dans le service, ou que ses clients y déposent à sa demande. Vous devez les recueillir légalement, informer vos clients, obtenir les consentements requis, fixer vos durées de conservation, et répondre à leurs demandes d'accès, de rectification ou d'effacement. Nous agissons pour votre compte, comme sous-traitant : nous traitons ces renseignements seulement pour fournir le service et selon vos instructions, avec les mesures de sécurité décrites dans la politique de confidentialité, et nous vous aidons à répondre aux demandes et aux incidents.

5.2 Les renseignements de votre compte : nous en sommes le responsable. Pour les renseignements nécessaires à la gestion de votre compte et de votre abonnement (identité, courriel, facturation, journaux de sécurité, historique d'acceptation des conditions), c'est nous qui décidons des fins et des moyens, conformément à la politique de confidentialité.

5.3 Les rôles exacts peuvent varier pour un usage particulier (voir l'avenant). En cas de doute, le professionnel qui décide pourquoi et comment les renseignements sont recueillis est le responsable.

5.4 Vous nous autorisez à faire appel aux sous-traitants et fournisseurs énumérés dans la liste publiée avec la politique de confidentialité, que nous choisissons pour les garanties qu'ils offrent. Nous vous avisons de tout changement important de cette liste.

5.5 Un incident de confidentialité qui touche des renseignements de vos clients vous est signalé sans délai indu, afin que vous puissiez évaluer le risque de préjudice et aviser, au besoin, la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées.

5.6 Un contrat de traitement écrit, qui reprend les engagements de la présente section, est disponible sur demande : écrivez à confidentialite@dossilia.com.

6. Votre contenu

6.1 Vous conservez tous vos droits sur le contenu que vous publiez ou téléversez (textes, documents, questions, listes, fichiers, enregistrements). Vous nous accordez une licence limitée, non exclusive, pour l'héberger, l'afficher, le copier techniquement (sauvegardes) et le transmettre, uniquement pour faire fonctionner le service pour vous.

6.2 Vous déclarez avoir les droits nécessaires sur ce contenu (droit d'auteur, consentements des personnes visibles ou nommées, autorisation d'utiliser les renseignements). Vous nous tenez à couvert des réclamations de tiers qui découlent de votre contenu ou de votre usage illégal du service, dans la mesure permise par la loi.

6.3 Nous n'utilisons pas votre contenu pour entraîner des modèles ni à des fins de publicité, et nous ne le vendons pas.

6.4 Si un tiers nous signale un contenu manifestement illégal ou qui porte atteinte à ses droits, nous pouvons le suspendre le temps de vérifier, et nous vous en avisons lorsque c'est raisonnable.

7. Usages interdits

Il est interdit : d'utiliser le service de façon illégale, trompeuse ou frauduleuse ; d'envoyer des pourriels ou des messages commerciaux sans le consentement exigé par la loi ; de publier du contenu haineux, harcelant, violent ou qui porte atteinte aux droits d'autrui ; de téléverser des logiciels malveillants ; de tenter d'accéder sans autorisation à des comptes, à des données ou à nos systèmes ; de perturber le service, de contourner ses limites techniques ou son contrôle d'accès ; de revendre ou de sous-licencier le service sans entente écrite ; de recueillir des renseignements personnels sans y être autorisé. Nous pouvons limiter, suspendre ou fermer un compte qui enfreint cette section, après un avis lorsque c'est raisonnable, ou sans avis en cas de risque sérieux pour des personnes ou pour le service.

8. Forfaits, taxes, paiement et renouvellement

8.1 Forfaits. Les forfaits, leurs prix, leurs limites et leur devise (dollars canadiens (CAD)) sont affichés sur la page Tarifs. Un forfait gratuit, s'il existe, peut avoir des limites plus basses et un soutien réduit.

8.2 Taxes. Les prix sont indiqués hors taxes ; les taxes applicables (TPS, TVQ ou autres selon votre lieu) sont ajoutées et indiquées sur la facture. Nos numéros d'inscription aux taxes figurent sur les factures.

8.3 Paiement. Vous payez à l'avance pour la période choisie, par les moyens offerts (Stripe). Nous ne conservons pas vos numéros de carte : ils sont traités par notre prestataire de paiement. Un reçu ou une facture vous est transmis.

8.4 Forfait Gratuit. Le forfait Gratuit n'a pas de limite de durée ; ses limites (espace, sièges, taille de fichier) sont indiquées avant l'inscription. Aucune carte de crédit n'est demandée pour s'y inscrire. Il n'y a pas d'essai gratuit à durée limitée des forfaits payants.

8.5 Renouvellement automatique. Si votre abonnement se renouvelle automatiquement, cela est clairement indiqué avant le paiement, avec la période, le montant, la date de renouvellement et la façon d'annuler. Vous recevez un avis avant chaque renouvellement. Vous pouvez annuler en tout temps dans votre compte ; l'annulation prend effet à la fin de la période payée.

8.6 Paiements mobiles et locaux. Certains moyens de paiement (mobile money, virement) sont ponctuels : l'abonnement n'est alors pas renouvelé automatiquement et doit être repayé à chaque période.

8.7 Changement de prix. Un nouveau prix s'applique à la période suivante, après un avis d'au moins 30 jours. Vous pouvez résilier avant l'entrée en vigueur du nouveau prix.

8.8 Remboursement. Aucun remboursement n'est fait automatiquement ; écrivez-nous pour toute demande, que nous examinons. Rien ici ne limite les droits qu'un consommateur tient de la Loi sur la protection du consommateur.

8.9 Paiements que vous encaissez de vos clients. Si le service vous permet d'encaisser vos propres clients (Stripe, PayPal, passerelles locales), l'argent va directement à votre compte chez ce prestataire. Nous ne sommes ni partie à la transaction ni responsables de vos services, de vos remboursements, des rétrofacturations, des frais du prestataire ni des taxes que vous devez percevoir et remettre. Vos propres conditions de vente sont à votre charge.

9. Défaut de paiement : lecture seule, sans suppression

9.1 Si un paiement échoue ou n'est pas fait à l'échéance, nous vous en avisons par courriel et dans le service.

9.2 Après un délai de grâce de 14 jours, le compte passe en lecture seule : vous pouvez consulter et exporter vos données, mais non en ajouter ni en modifier. Les envois automatiques (rappels, séquences, campagnes, invitations) peuvent être suspendus.

9.3 Nous ne supprimons pas vos données du seul fait d'un impayé. Le paiement de la somme due rétablit l'accès complet.

9.4 Les présentes conditions ne fixent pas de durée maximale de lecture seule. Nous ne fermons pas un compte en lecture seule sans vous en aviser au préalable, et l'exportation reste possible.

9.5 La lecture seule ne suspend pas vos obligations de conservation ni les demandes des personnes concernées : si vous restez le responsable des renseignements, répondre à leurs demandes demeure votre responsabilité.

10. Disponibilité, sauvegardes et soutien

10.1 Nous faisons des efforts raisonnables pour que le service soit disponible, mais nous ne promettons pas qu'il soit ininterrompu ou sans erreur. Aucun taux de disponibilité chiffré n'est promis par les présentes conditions. Des interruptions planifiées ou imprévues peuvent survenir ; nous annonçons les interruptions planifiées lorsque c'est possible.

10.2 Des copies de sauvegarde peuvent être effectuées, sans garantie de restauration. Conservez de votre côté les renseignements essentiels ; vous pouvez exporter vos données.

10.3 Le soutien est offert par courriel selon les modalités affichées pour votre forfait. Le personnel de soutien n'a pas pour rôle de consulter le contenu de votre espace et n'y accède que si c'est nécessaire pour résoudre un problème que vous nous soumettez, selon la description de l'avenant.

11. Sécurité

11.1 Nous prenons des mesures de sécurité raisonnables, adaptées à la sensibilité des renseignements (voir la politique de confidentialité). Aucun système n'est infaillible, et nous ne promettons pas l'absence totale d'incident.

11.2 Vous devez, de votre côté, protéger vos appareils et vos mots de passe, activer les protections offertes (par exemple l'authentification à deux facteurs, si et quand elle est disponible dans l'outil) et limiter les accès de votre équipe à ce qui est nécessaire.

11.3 Nous ne prétendons détenir aucune certification de sécurité ni aucune approbation d'un ordre professionnel ou d'un organisme de réglementation.

12. Fournisseurs et intégrations

12.1 Le service peut se brancher à des services de tiers (agendas, visioconférence, paiement, SMS, courriel, outils de suivi, autres outils de notre gamme). Ces services ont leurs conditions et leurs politiques ; nous ne les contrôlons pas. Une panne, un changement ou la fin d'un service tiers peut limiter une fonction.

12.2 En activant une intégration, vous nous autorisez à agir en votre nom auprès du tiers dans la limite des permissions que vous accordez, et vous restez responsable des renseignements que vous y transmettez. Vous pouvez retirer l'intégration en tout temps.

12.3 Les intégrations entre nos outils (par exemple Dossilia et CoFiles) transmettent des renseignements d'un outil à l'autre seulement si vous l'activez, et selon les mêmes rôles que ci-dessus.

13. Fermeture, résiliation, exportation et conservation

13.1 Par vous. Vous pouvez résilier votre abonnement ou fermer votre compte en tout temps. La suppression se fait en deux temps : demande de fermeture, puis délai de grâce de 30 jours (30 jours dans les outils actuels) pendant lequel vous pouvez annuler, puis effacement définitif, sauf ce qui doit être conservé (13.4). Exportez vos données avant la fermeture.

13.2 Par nous. Nous pouvons suspendre ou résilier votre accès : (a) pour une violation sérieuse des présentes conditions, après avis lorsque c'est raisonnable et avec la possibilité de corriger, sauf urgence ; (b) pour un impayé, selon la section 9 ; (c) si nous cessons d'offrir le service, avec un préavis et une période d'exportation. Nous ne prétendons pas garantir par contrat la récupération de vos données en toute circonstance (par exemple en cas de faillite ou de défaillance d'un fournisseur). Cela ne limite pas ce qui est prévu à la section 15.4.

13.3 Exportation. Vous pouvez exporter vos données dans un format structuré et couramment utilisé, selon les fonctions de l'outil (voir l'avenant). L'exportation est disponible pendant la période d'accès, en lecture seule et pendant le délai de grâce.

13.4 Conservation légale paramétrable. La durée pendant laquelle un dossier doit être conservé dépend de votre profession, de votre ordre, de la nature du dossier et de la loi : nous ne fixons pas cette durée et aucune valeur par défaut de l'outil ne constitue une durée légale ou une exigence de votre ordre. L'outil vous permet de choisir une durée (de 1 à 99 ans) et, si vous l'activez, de geler la destruction (litige, enquête, vérification). Vous êtes responsable de choisir une durée conforme à vos obligations. À l'échéance, si vous avez activé la destruction automatique, les dossiers sont détruits après avis ; une demande d'effacement d'un client ne fait jamais détruire ce que vous avez placé sous conservation, et c'est vous qui répondez à ce client par écrit dans le délai prévu par la loi.

13.5 Après la fermeture. Sous réserve de la section 13.4 et de nos obligations légales, nous détruisons ou rendons anonymes vos données et les copies de sauvegarde selon leur cycle normal.

14. Propriété intellectuelle du service

Le service, son code, son design, ses modèles, ses textes et ses marques appartiennent à Exode Immigration Canada ou à ses concédants. Nous vous accordons un droit non exclusif, non transférable et révocable d'utiliser le service pendant la durée de votre abonnement. Les modèles que nous fournissons (formulaires, courriels, tunnels, listes de pièces, quiz) sont des points de départ : vous êtes responsable de les adapter et de vérifier qu'ils conviennent à votre pratique. Une option « marque blanche », si votre forfait l'offre, ne transfère aucun droit sur le service.

15. Garanties et limitation de responsabilité

15.1 Dans la mesure permise par la loi, le service est fourni « tel quel » et « selon la disponibilité », sans garantie qu'il réponde à un usage particulier.

15.2 Dans la même mesure, nous ne sommes pas responsables des dommages indirects ou consécutifs (perte de revenus, de clientèle ou d'occasions) ni de ceux qui découlent d'un service tiers, d'une panne de réseau, d'une configuration que vous avez faite, d'un manquement de votre part ou d'un contenu que vous avez publié.

15.3 Notre responsabilité totale envers vous pour une même cause est limitée aux sommes que vous nous avez payées pour le service au cours des 12 mois précédant l'événement. Ce plafond ne s'applique pas dans les cas prévus à la section 15.4.

15.4 Rien dans ces conditions n'exclut ni ne limite une responsabilité qui ne peut l'être selon la loi du Québec, notamment pour notre faute intentionnelle ou lourde, pour le préjudice corporel ou moral causé à autrui (art. 1474 du Code civil du Québec), ou pour l'atteinte à la vie, à la santé ou à l'intégrité d'une personne.

15.5 Les droits qui vous sont reconnus par la Loi sur la protection du consommateur ne sont pas limités par la présente section.

16. Vos responsabilités professionnelles

Vous restez seul responsable du respect de vos obligations professionnelles et légales : secret professionnel, règles de votre ordre ou de votre organisme de réglementation, tenue et conservation des dossiers, publicité, consentements, traitement des renseignements sensibles, exactitude des documents produits. Le service ne remplit pas ces obligations à votre place. Nous ne prétendons pas que le service est approuvé, certifié ou exigé par un ordre professionnel. Le service est conçu pour vous aider à respecter vos obligations ; il ne garantit pas votre conformité à la Loi 25 ni à aucune autre loi.

17. Modification des conditions

17.1 Nous pouvons modifier ces conditions. Pour un changement important, nous vous avisons par courriel ou dans le service au moins 30 jours avant son entrée en vigueur, et nous vous demandons d'accepter la nouvelle version à votre prochaine connexion. Un changement qui vous est favorable ou qui est purement rédactionnel peut s'appliquer dès sa publication.

17.2 Si vous refusez une nouvelle version importante, vous pouvez résilier sans pénalité avant son entrée en vigueur et exporter vos données ; l'accès à l'exportation n'est pas bloqué par un refus.

18. Droit applicable et litiges

18.1 Les présentes conditions sont régies par les lois du Québec et les lois fédérales du Canada qui s'y appliquent.

18.2 Les tribunaux du district judiciaire de Québec ont compétence, sous réserve des droits qu'un consommateur tient de la loi de poursuivre ou d'être poursuivi dans son district.

18.3 Avant toute poursuite, écrivez-nous : nous tenterons de régler le problème de bonne foi.

19. Langue

Les parties ont exigé que les présentes conditions soient rédigées en français. La version française prévaut sur toute traduction, fournie à titre indicatif.

20. Dispositions générales

Si une disposition est jugée invalide, les autres continuent de s'appliquer. Ne pas exercer un droit n'est pas y renoncer. Vous ne pouvez pas céder vos droits sans notre accord ; nous pouvons céder les nôtres dans le cadre d'une réorganisation ou de la vente de l'entreprise, en vous en avisant. Les présentes conditions, la politique de confidentialité et l'avenant forment l'entente complète entre nous pour le service ; en cas de contradiction, l'avenant prévaut pour l'outil concerné.

21. Nous joindre

Responsable de la protection des renseignements personnels : Agnes Takoukam · Courriel : confidentialite@dossilia.com · Terrebonne (Québec) J7M 2H8
Pour toute question sur ces conditions : info@dossilia.com.

Annexe A : paramètres de CoFiles

Avenant CoFiles : documents, conservation paramétrable, console d'administration

Ce que fait l'outil. Espace de documents par cabinet, un dossier par client, demandes de pièces, statuts, refus avec motif, équipe, règles de conservation.

Rôles. Le cabinet est responsable des documents. Nous sommes sous-traitant.

1. Conservation paramétrable. Aucune valeur par défaut n'est une durée légale. Le cabinet choisit sa durée (valeur de départ de 5 ans ou celle des règles du pack métier), par cabinet et par type de dossier ; le point de départ est la fin du dossier ; un gel (litige, enquête) suspend la destruction ; un avis précède toute destruction automatique.
2. Console d'administration. La console d'administration de CoFiles est conçue pour ne pas afficher les noms de dossiers, les noms de fichiers ni le contenu de vos documents. Nous ne disons pas que personne ne peut techniquement accéder aux données hébergées, ni que les documents sont chiffrés de bout en bout. Nous n'accédons au contenu que si c'est nécessaire pour résoudre un problème que vous nous soumettez.
3. Impayé. Lecture seule après un délai de grâce de 14 jours ; aucune suppression pour impayé ; l'exportation reste possible. Cette promesse ne couvre ni la faillite ni la défaillance d'un fournisseur (conditions, 13.2).
4. Exportation. Archive structurée (JSON et CSV) ; disponible en lecture seule.
5. Ce qui n'est pas offert aujourd'hui. Antivirus, authentification à deux facteurs, signature électronique, versions de fichiers, application mobile, certification de sécurité : ils ne sont pas promis tant qu'ils ne sont pas livrés.
6. Clients du cabinet. Les personnes qui déposent des pièces reçoivent l'avis du cabinet ; leur demande d'effacement est traitée par le cabinet.