Cette politique explique quels renseignements personnels sont recueillis par CoFiles, pourquoi, avec qui ils sont partagés, combien de temps ils sont gardés, et comment exercer vos droits. Elle est rédigée en termes simples. Elle s'applique au site, à l'application et aux pages publiques de CoFiles, avec les conditions d'utilisation et l'avenant de l'outil.
1. Qui est responsable de quoi
Exode Immigration Canada (« nous ») fournit CoFiles. Il y a deux rôles distincts :
- Les renseignements de votre compte (vous êtes le professionnel ou le membre de son équipe qui utilise l'outil) : nous en sommes responsables.
- Les renseignements de vos clients et des personnes dont vous traitez les documents : le professionnel qui utilise l'outil en est responsable ; il décide pourquoi et comment ils sont recueillis, combien de temps ils sont gardés et à qui ils sont communiqués. Nous agissons pour son compte (sous-traitant) et ne les utilisons pas pour nos propres fins. Si vous êtes la personne concernée, adressez-vous d'abord au professionnel ; nous l'aidons à répondre, et vous pouvez aussi nous écrire.
2. Renseignements recueillis
2.1 Pour tous les outils : le compte
Nom ou nom d'entreprise, courriel, mot de passe (jamais conservé en clair), rôle dans l'équipe, langue, forfait et historique de facturation, journaux de sécurité (adresse IP et heure des tentatives de connexion, conservés temporairement), historique de l'acceptation des conditions et de la politique (date, version, langue), préférences de consentement.
2.2 Par outil : ce que le professionnel peut y placer
| Outil | Renseignements traités pour le compte du professionnel |
|---|---|
| CoFiles | Documents téléversés par le professionnel ou ses clients, noms de dossiers et de fichiers, statuts, motifs de refus, règles de conservation, journal d'accès. |
2.3 Paiement
Les cartes sont traitées par le prestataire de paiement (Stripe). Nous ne conservons pas les numéros de carte ; nous conservons le montant, l'état du paiement, des identifiants de transaction et les données de facturation. Les prestataires sont listés à la section 6.
2.4 Renseignements techniques
Adresse IP et heure lors des connexions et inscriptions, pour limiter les abus (supprimées après un court délai) ; journal des actions importantes ; compteurs de visites sans renseignement personnel.
3. Pourquoi nous les utilisons (finalités)
- créer et sécuriser votre compte, vous authentifier, prévenir les abus ;
- faire fonctionner l'outil pour le professionnel (voir 2.2) ;
- facturer l'abonnement et gérer les paiements ;
- vous envoyer les messages nécessaires au service (confirmations, réinitialisation de mot de passe, avis de sécurité, avis sur les conditions) ;
- assurer le soutien technique, à votre demande ;
- respecter nos obligations légales et défendre nos droits.
Nous n'utilisons pas les renseignements pour les vendre, ni pour vous profiler à des fins publicitaires. Nous n'utilisons les renseignements recueillis que pour les fins pour lesquelles ils l'ont été, sauf consentement ou exception prévue par la loi (Loi sur le privé, art. 12).
4. Votre consentement
Votre consentement doit être manifeste, libre et éclairé, et donné pour des fins précises (art. 14 de la Loi sur le privé). Il est demandé séparément pour chaque fin et en termes simples ; il ne vaut que pour la durée nécessaire. Vous pouvez le retirer en tout temps. Le consentement à recevoir des messages promotionnels est toujours distinct, facultatif et séparé de l'acceptation des conditions (voir 14).
5. Témoins (cookies) et technologies semblables
CoFiles ne pose que les témoins ci-dessous. Aucun témoin publicitaire ni de mesure d'audience de tiers n'est utilisé.
| Nom | Rôle | Durée | Nécessaire ? |
|---|---|---|---|
drvsid | Vous garder connecté, protéger les formulaires | fermeture du navigateur | Oui |
drvlang | Mémoriser le français ou l'anglais | 1 an | Non (préférence) |
drvview | Mémoriser l'affichage choisi (liste ou vignettes) | 1 an | Non (préférence) |
cf_invite_off | Mémoriser la fermeture du bandeau d'invitation | 1 an | Non (préférence) |
Technologies de suivi, d'identification, de localisation ou de profilage. CoFiles n'en utilise aucune. Si l'outil ou le professionnel active une telle technologie, l'utilisateur en est informé au préalable et reçoit le moyen de l'activer (art. 8.1) ; les paramètres de confidentialité de l'outil offerts au public sont au plus haut niveau par défaut (art. 9.1).
6. Communication à des tiers et sous-traitants
Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous les communiquons seulement :
- au professionnel (et à son équipe, selon les rôles qu'il a définis) dont vous êtes le client ;
- à nos sous-traitants et fournisseurs, que nous choisissons pour les garanties qu'ils offrent : liste ci-dessous ;
- aux outils que le professionnel a lui-même branchés (autres outils de notre gamme, webhooks, API d'intégration) : il en est responsable ;
- aux autorités, lorsque la loi l'exige.
Liste des sous-traitants et fournisseurs (tenue à jour et publiée avec cette politique) :
| Fournisseur | Rôle | Renseignements transmis | Emplacement du traitement |
|---|---|---|---|
| Hébergeur de CoFiles | Hébergement de l'outil | tous | Précisé sur demande |
| Service d'envoi de courriels transactionnels | Courriels transactionnels | courriel, contenu | Précisé sur demande |
| Stripe | Paiement de l'abonnement | montant, courriel, nom | Précisé sur demande |
7. Hébergement et communications à l'extérieur du Québec
Nous choisissons des fournisseurs offrant des garanties adéquates ; le lieu d’hébergement est précisé sur demande : écrivez à confidentialite@dossilia.com.
La loi prévoit qu'avant de communiquer un renseignement personnel à l'extérieur du Québec, l'entreprise évalue les facteurs relatifs à la vie privée (art. 17). Nous choisissons des fournisseurs offrant des garanties adéquates. Certains fournisseurs de la liste ci-dessus (paiement, courriel) peuvent traiter des renseignements à l'extérieur du Québec ou du Canada ; ces renseignements peuvent alors être soumis aux lois de ces territoires.
8. Durée de conservation
Les durées ci-dessous sont paramétrées par outil ; aucune durée par défaut n'est une durée légale.
- Compte : tant que le compte est actif ; ensuite supprimé selon la suppression en deux temps (délai de grâce de 30 jours, puis effacement), sauf ce que la loi nous oblige à conserver (par exemple, des pièces comptables).
- Renseignements des clients du professionnel : selon la durée que le professionnel choisit dans l'outil, en fonction de ses obligations (profession, ordre, loi). Valeur de départ proposée : 5 ans, ou celle des règles du pack métier choisi ; c'est un simple point de départ que le professionnel règle (par cabinet et par type de dossier), jamais une durée légale ni une exigence de son ordre. À l'échéance, si le professionnel a activé la destruction automatique : avis préalable, possibilité de geler la destruction (litige, vérification), puis destruction.
- Après la fin d'un abonnement impayé : lecture seule ; aucune suppression du seul fait de l'impayé (conditions, section 9).
- Journaux de sécurité et journal d'audit : conservés le temps nécessaire à la sécurité du service et à nos obligations.
- Sauvegardes : écrasées selon leur cycle normal.
- Liens de partage et documents stockés : les documents déposés dans CoFiles sont conservés pour la durée choisie par le professionnel. Si le professionnel a activé la destruction automatique, ils sont détruits à l'échéance, après avis, et les liens de partage cessent alors de fonctionner. Un lien de partage a de toute façon une date d'expiration et peut être révoqué en tout temps.
Le moment où les fins pour lesquelles un renseignement a été recueilli sont accomplies déclenche sa destruction ou son anonymisation, sous réserve des délais de conservation prévus par la loi (art. 23 de la Loi sur le privé).
9. Sécurité
Nous prenons des mesures de sécurité raisonnables, propres à protéger les renseignements compte tenu de leur sensibilité (art. 10 de la Loi sur le privé) : connexion sécurisée (HTTPS), mots de passe protégés par un procédé irréversible (hachage), séparation des données de chaque professionnel, accès limité par rôle, protection contre la falsification de formulaires, limitation des tentatives de connexion, journal d'activité. Aucun système n'est infaillible.
La console d'administration est conçue pour ne pas afficher le contenu des documents des professionnels. Cela ne signifie pas qu'aucun accès technique n'existe à l'infrastructure (voir l'avenant).
10. Incidents de confidentialité
Un incident de confidentialité est l'accès, l'utilisation ou la communication non autorisés d'un renseignement personnel, sa perte, ou toute autre atteinte à sa protection (art. 3.6). Lorsque nous avons des motifs de croire qu'un incident est survenu, nous prenons les mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice et éviter qu'il se répète. Si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, nous aviserons, avec diligence, la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées (art. 3.5) ; pour les renseignements dont le professionnel est le responsable, nous l'avisons sans délai indu pour qu'il puisse remplir ses propres obligations. Pour signaler un incident, écrivez à confidentialite@dossilia.com.
11. Vos droits
Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous pouvez :
- savoir si nous détenons des renseignements à votre sujet et y avoir accès ;
- faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques ;
- retirer votre consentement à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements ;
- demander la cessation de la diffusion ou la suppression de vos renseignements, lorsque la loi le permet ;
- demander que vos renseignements informatisés recueillis auprès de vous vous soient remis dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité) ;
- connaître les technologies utilisées et les fins de la collecte (art. 8).
Comment : écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels (section 16) ou consultez la page Suppression des données. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité. Si vous êtes client d'un professionnel, adressez-vous d'abord à lui.
Délai : l'entreprise doit répondre par écrit dans les 30 jours suivant la réception de la demande ; son silence équivaut à un refus (page de la CAI sur l'examen de mésentente). Un refus ou un silence peut être porté devant la Commission d'accès à l'information dans les 30 jours suivant la réponse ou l'expiration du délai (même page).
Plainte : Commission d'accès à l'information du Québec, www.cai.gouv.qc.ca ; Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, www.priv.gc.ca.
Un registre des demandes est tenu dans l'outil, avec l'échéance de 30 jours. Une demande d'effacement ne fait jamais détruire un renseignement que le professionnel doit conserver selon ses obligations ; il vous répond par écrit.
12. Personnes mineures
- CoFiles s'adresse à des personnes de 18 ans ou plus, ou à des professionnels. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements sur des mineurs de moins de 14 ans. Si un professionnel recueille de tels renseignements par l'outil, il est responsable d'obtenir le consentement du titulaire de l'autorité parentale ou du tuteur (art. 4.1 : le consentement du titulaire de l'autorité parentale est requis, sauf si la collecte est manifestement au bénéfice du mineur).
13. Enregistrement des séances en ligne
CoFiles n'enregistre aucune séance audio ou vidéo.
14. Messages promotionnels (LCAP / CASL), consentement séparé
Les courriels, SMS et messages commerciaux ne sont envoyés qu'à des personnes qui y ont consenti (ou dont le consentement implicite est valide), qui peuvent identifier l'expéditeur et le joindre, et qui disposent d'un mécanisme de désabonnement fonctionnel (page du CRTC : trois exigences : consentement, identification et coordonnées, désabonnement ;). Cette case est distincte de l'acceptation des conditions et de la politique, jamais précochée, et son retrait ne limite pas l'usage du service. Le professionnel est responsable de la validité du consentement de ses propres destinataires.
15. Modifications de cette politique
Nous pouvons la modifier. La date et la version figurent en haut de la page. En cas de changement important, nous vous en avisons par courriel ou dans le service, et nous pouvons vous demander de l'accepter à nouveau. Les versions antérieures sont conservées et disponibles sur demande.
16. Responsable de la protection des renseignements personnels et nous joindre
Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) : Agnes Takoukam, Exode Immigration Canada · Courriel : confidentialite@dossilia.com · Terrebonne (Québec) J7M 2H8
(La loi exige que la personne ayant la plus haute autorité exerce cette fonction, qu'elle peut déléguer par écrit, et que ses coordonnées soient publiées sur le site : art. 3.1.)
Nos règles de conservation, de destruction, de rôles et de responsabilités sont résumées dans la présente politique (sections 1, 8 et 16) et dans les conditions d'utilisation (sections 5 et 13). Pour porter plainte au sujet de notre traitement des renseignements personnels, écrivez à confidentialite@dossilia.com ; vous pouvez aussi vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec.
Voir aussi : Suppression des données · Nous joindre.